Notre déclaration

Déclaration de protection des données

1. objet

Brodt & Partenaires, avocats et notaire est une Etude dont le siège se trouve en Suisse avec des bureaux à Neuchâtel et à Cressier (NE). Dans le cadre de nos activités professionnelles et événementielles, nous sommes amenés à collecter et traiter des données personnelles concernant nos clients mais également leurs proches, les adverses parties, les cocontractants, les tribunaux et autorités, les banques, les études d’avocats et de notaires, les partenaires, les associations professionnelles et autres organisations, ainsi que les personnes qui consultent notre site internet ou reçoivent notre bulletin. L’objectif de la présente déclaration consiste à vous informer du traitement de ces données.

Lorsque vous nous communiquez des données de tiers, nous partons du principe que vous avez préalablement été dument autorisé à le faire – en communiquant si nécessaire la présente déclaration –, que ces données ont été recueillies légalement et qu’elles répondent aux principes de la véracité et de l’authenticité.

2. Responsable

Au sein de l’étude Brodt & Partenaires avocats et notaire, le responsable de la protection des données est Maître François-Vincent Pradervand, fv.pradervand@brodt.ch.

3. But du traitement de vos données

Lorsque vous nous contactez, faites appel à nos services, partagez de l’événementiel ou naviguez sur notre site (www.brodt.ch), nous collectons et traitons vos données personnelles essentiellement dans les buts suivants :

• Préparation et conclusion du mandat : en vue de la conclusion d’un mandat avec le client, que vous interveniez personnellement ou pour le compte d’un tiers (mandant, employeur, société, etc…), ce qui inclut dans notre profession la clarification d’éventuels conflits d’intérêts, nous pouvons notamment recueillir votre identité, vos coordonnées, vos procurations, vos déclarations de consentements, vos données personnelles et financières, des informations sur des tiers impliqués dans le cadre de l’exécution du mandat, les informations de solvabilité, de façon générale, les données que vous mettez à notre disposition ou que nous collectons en principe avec votre accord préalable, sauf urgence, auprès d’instances judiciaires ou administratives, de sources publiques (registre du commerce, registre foncier, casier judiciaire,…) ou de tiers (banques, assurances, fiduciaires médias, site internet, …)
• Gestion et exécution des contrats : la collecte et le traitement des données personnelles visent essentiellement au respect de nos obligations professionnelles à l’égard de nos clients et de nos partenaires (prestataires de services et fournisseurs). Il s’agit notamment des démarches précontractuelles, de la conclusion, de la gestion et de l’exécution du mandat et de la comptabilité. Dans ce cadre, les données consistent en celles que nous avons reçues et collectées, y compris auprès d’autorités, tribunaux et adverses parties. Elles peuvent comprendre des comptes-rendus d’entretiens, des notes, des recherches, de la correspondance interne et externe, des pièces et mémoires judiciaires que nous établissons ou recevons dans le cadre de procédures, des informations vous concernant, ainsi que celles de tiers, des informations liées au mandat, des justificatifs de prestations, des factures ainsi que toutes informations financières.
• Etablissement d’une collaboration :dans le cadre de l’exécution d’un mandat, nous sommes parfois amenés à collaborer avec des partenaires (étude d’avocats ou notaires, experts, fiduciaires, assurances, …) et dans ce cas nous sommes amenés, avec votre accord préalable, sauf urgence, à leur communiquer vos données personnelles, lesquelles sont alors traitées sous leur seule responsabilité.
• Communication : si nous traitons vos données personnelles dans le cadre de nos échanges nécessaires à l’exécution du mandat, nous les traitons également dans le cadre de nos communications avec des tiers (employés, représentants, partenaires, parties à la procédure, tribunaux et autorités, famille et connaissances) que ce soit par courrier, courrier électronique, téléphone, enregistrement vidéo, audio ou photographique ou de toutes autres manières. Nous pouvons également partager avec nos clients, parties cocontractantes et autres personnes intéressées des informations sur des événements, des modifications législatives, des nouveautés concernant l’Etude, notamment sous forme de publications sur notre site www.brodt.ch. Dans ce cas, nous traitons non seulement le contenu de la publication, mais également vos données de contact. Vous pouvez refuser de recevoir directement ce type de communications, comme vous pouvez à tout moment révoquer votre accord.
• Exploitation de notre site www.brodt.ch: pour une exploitation sécurisée et fiable de notre site, nous collectons des données techniques telles que l’adresse IP, des informations sur le système d’exploitation et les paramètres de votre terminal, la région, la durée ou encore le type d’utilisation. Nous utilisons des cookies ainsi que des technologies similaires (infra chiffre 8).
• Amélioration de nos offres numériques : dans un souci constant d’améliorer notre offre numérique, nous collectons des données sur vos habitudes et préférences, en analysant votre navigation sur notre site ou encore votre interaction avec nos profils de médias sociaux.
• Enregistrement de données : pour l’accès à certaines prestations (p.ex. accès WLAN, inscription au bulletin) vous devez vous enregistrer auprès de l’Etude ou auprès de notre prestataire de services de connexion et nous traitons ainsi les données communiquées à l’occasion de l’enregistrement comme lors de l’utilisation de la prestation.
• Sécurité et contrôle d’accès : afin d’assurer et améliorer la sécurité de nos infrastructures, y compris informatique, nous collectons et traitons vos données personnelles. Il s’agit notamment de la surveillance et du contrôle des accès électroniques à nos infrastructures, de leurs analyses, de leur surveillance, de leurs corrections ou encore de sauvegardes de sécurité.
• Respect des lois, des instructions et des recommandations des autorités et des règlements internes : lorsque nous collectons et traitons vos données personnelles, nous devons veiller à respecter les lois en vigueur (comme la loi sur le blanchiment d’argent ou les lois fiscales), nos obligations professionnelles (autorité de surveillance découlant de la LLCA, code de déontologie), les normes des organismes d’autorégulation, les certifications ou encore notre propre gouvernance de l’Etude. Il est donc possible que dans le cadre d’enquêtes internes ou externes nous concernant nous ayons l’obligation de traiter et communiquer vos données personnelles auprès de différents tiers.
• Gestion des risques et de l’Etude : vos données personnelles sont également traitées dans le cadre de la gestion des risques de l’Etude, de notre organisation (planification des ressources) et de notre développement (association ou cession de l’Etude).
• Candidature à un emploi : lors de postulation, nous collectons et traitons vos données personnelles nécessaires à l’examen de votre candidature, cas échéant afin de préparer et conclure votre contrat de travail. Il s’agit des données issues de la procédure de candidature, ainsi que toutes données supplémentaires que nous pouvons recueillir à votre sujet (réseaux sociaux, médias et références).
• Autres finalités : nous pouvons également utiliser vos données personnelles à des fins de formation et d’éducation, pour des raisons administratives (liste des opérations, comptabilité) ou encore pour tout autre raison digne d’intérêt.

Si vous ne fournissez pas certaines données personnelles, il ne sera pas possible de conclure un mandat ou alors il sera peut-être impossible de fournir les prestations nécessaires. L’Etude précise les données personnelles obligatoires, ainsi que les conséquences de données incomplètes.

4. Sources des données

• De votre part: que ce soit pour consulter notre site ou pour faire appel aux services de l’Etude vous êtes amenés à nous communiquer les données personnelles que nous traitons dans le cadre de l’exécution de notre mandat.
• De tiers: nous consultons et collectons des données auprès de sources publiques (registres du commerce, registre foncier, registre des poursuites, médias y compris sociaux, ou internet, etc.). Nous obtenons et traitons des données auprès d’autorités, des tiers intéressés (employeur, société, mandant, etc.), de partenaires (banques, assurances, fiduciaire, experts, etc.) ou d’autres tiers (adverses parties, prestataires contractuels, services d’analyse, etc.).

5. Tiers concernés par la communication de vos données

En principe avec votre consentement préalable, ou lorsque nous avons été déliés de notre obligation de secret professionnel par l’autorité compétente, nous sommes amenés à transmettre vos données personnelles aux catégories de destinataires suivants :

• Clients et autres partenaires contractuels : nous sommes amenés à communiquer et traiter des données personnelles avec toute personne intéressée aux services de l’Etude, ainsi qu’avec tout client. Lorsque vous consultez pour le compte d’un tiers (employeur, société, mandant, assuré, etc.) nous communiquons et traitons les données personnelles à la conclusion, puis lors de l’exécution du mandat.
• Prestataires de services : nous collaborons avec des prestataires de services en Suisse exclusivement (services informatiques, comptabilité, assurances) qui traitent, en notre nom et sous leurs responsabilités, les données que nous leur avons transmises ou qu’ils ont collectées pour nous.
• Autorités et tribunaux : dans le cadre de l’exécution de nos obligations contractuelles, mais également lorsque nous y sommes légalement tenus ou autorisés, ainsi que lorsqu’il s’agit de sauvegarder nos intérêts, nous transmettons des données personnelles à des tribunaux, des autorités ou des offices, en Suisse ou à l’étranger.
• Parties adverses et tiers impliqués : dans la mesure nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles et professionnelles nous transmettons vos données personnelles à des adverses parties, leur représentant dument légitimé, ou encore d’autres personnes impliquées (partenaires, assurances, banques, experts, …).
• D’autres personnes : nous traitons et communiquons des données personnelles avec des tiers indiqués ou impliqués dans le cadre du mandat sur les plans financiers, administratifs ou judiciaires. C’est également le cas avec notre autorité de surveillance si cela s’avère nécessaire à l’exécution du mandat ou à la sauvegarde de nos ou de vos intérêts. Vos données personnelles peuvent également être concernées lorsque nous sommes amenés à collaborer avec les médias. Dans le cadre du développement de l’Etude (association, acquisition ou vente), dans le cadre de la conclusion de partenariats ou encore lors d’échange avec nos concurrents, nos associations ou autres organismes, il peut y avoir un échange d’informations qui vous concernent.

Les différents destinataires traitent les données qu’ils reçoivent sous leur propre responsabilité, de même qu’ils peuvent à leur tour faire appel à des tiers de sortes que vos données peuvent aussi leur être accessibles.

6. Transmission de vos données à l'étranger

Nous traitons et stockons vos données personnelles exclusivement en Suisse, notre prestataire informatique étant au surplus soumis aux règles FINMA.

Nos prestataires de services pour notre site internet et pour nos réseaux sociaux peuvent stoker et gérer les données à l’étranger.

Dans le cadre d’une procédure à l’étranger et dans le cadre de nos activités (adverses parties, étude d’avocats, partenaires, experts et autres) vos données personnelles peuvent se retrouver dans l’Espace économique européen ou dans tout autre pays du monde.

Lorsque le destinataire direct se trouve dans un pays ne disposant pas d’une réglementation de protection des données, nous sollicitons expressément votre consentement écrit. S’il devait être impossible de recueillir votre consentement, y compris en raison de délai, alors nous appliquons le régime d’exception en cas de procédure juridique à l’étranger, en cas d’intérêt public prépondérant, lorsque l’exécution de nos prestations contractuelles l’exigent dans votre intérêt, lorsque cela est nécessaire pour protéger votre vie ou votre intégrité physique, mais aussi celle d’un tiers ou lorsqu’il s’agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et dont vous n’avez pas expressément refusé le traitement.

7. Vos droits lors du traitement de vos données

Conformément à la législation en vigueur, sous réserve d’exceptions et ou de restrictions telles que le secret professionnel ou le secret commercial, vous pouvez demander des informations sur le traitement de vos données personnelles, faire des corrections lorsque celles-ci s’avèrent inexactes, demander leur suppression, vous opposer à leur traitement, en demander la remise dans un format numérique courant ou encore qu’elles soient transférées à d’autres responsables.

Pour des raisons de protection des données ou de confidentialité nous pourrions être amenés à caviarder ou limiter à des extraits les documents en question.

Le droit de s’opposer au traitement des données s’applique en particulier aux cas de marketing direct. Pour toutes demandes, nous vous prions de vous adresser auprès de l’Etude Brodt & Partenaires avocats et notaire, fv.pradervand@brodt.ch des raisons de sécurité nous devrons assurer préalablement votre identification.

8. Gestion des cookies, technologie similaire et plug-ins de media sociaux sur notre site internet, ainsi que dans d'autres services numériques

Notre site internet www.brodt.ch, notamment notre bulletin, utilise des cookies et des techniques similaires, alors que nos médias sociaux utilisent des plug-ins qui visent à reconnaître les visiteurs, évaluer leur comportement et identifier leurs préférences ce qui nous permet d’en améliorer les fonctionnalités et les contenus. En règle générale, les données techniques et les cookies que nous collectons ne contiennent pas de données personnelles, mais elles peuvent éventuellement être rattachées à votre personne.

Vous pouvez, également au cas par cas, configurer votre navigateur afin qu’il accepte, refuse ou supprime automatiquement les cookies.

Les plug-ins de nos médias sociaux indiquent à nos fournisseurs que vous avez consulté notre site et peuvent ainsi transmettre de cookies.

Pour la gestion et l’amélioration de notre site, nous utilisons des services de prestataires tiers, tels que Google Analitics et nous vous invitons à consulter leur propre déclaration de protection des données. Ces fournisseurs peuvent se situer à l’étranger.

9. Données personelles et réseaux sociaux

Nous sommes présents sur les réseaux sociaux, notamment LinkedIn et Instagram, qui sont gérés par des fournisseurs tiers qui peuvent se trouver à l’étranger. Dans ce cadre nous recevons des données de votre part (par exemple communications ou commentaires), ainsi que de la parts des plateformes (par exemple statistiques).

Lorsque ces plateformes analysent votre utilisation, elles traitent les données également à leurs propres fins et donc sous leurs propres responsabilités. Nous vous invitons à consulter leurs déclarations de protection des données :

• Pour LinkedIn, www.linkedin.com
• Pour Instagram, www.instagram.com

Sans qu’il ne s’agisse d’une obligation, nous avons le droit de vérifier les contenus publiés par des tiers sur nos profils et nous pouvons supprimer des contenus sans préavis et, cas échéant les signaler au fournisseur de la plateforme.

10. Durée

Nous traitons vos données pour toute la durée requise par l’exécution de nos prestations contractuelles, ainsi que dans le respect des délais de conservation légaux. Lorsque nos intérêts légitimes l’exigent (documentation, conservation de preuves, sauvegarde ou gestion de documents), nous conservons et traitons vos données.

Conformément à nos procédures internes, sauf obligation légale, contractuelle ou contrainte technique, nous supprimons ou anonymisons en principe vos données à l’échéance de la durée de traitement et de conservation légale.

11. Droit Européen (RGPD)

Notre Etude n’est pas concernée par la réglementation européenne en matière de protection des données (RGPD).

Si toutefois, exceptionnellement, le traitement de certaines données devait être soumis au droit européen alors les présentes dispositions s’appliquent :

• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (article 6 alinéa 1 lettre b RGPD) ;
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, notamment pour la communication avec des tiers ou la personnes concernée, pour l’exploitation de notre site, pour l’amélioration de nos offres numériques et l’enregistrement pour certaines offres et prestations de service, à des fins de sécurité, pour le respect du droit suisse et des réglementations internes pour notre gestion des risques ou entrepreneuriales, et à d’autres fins telles que l’enseignement et la formation, l’administration, la fixation de la preuve et la garantie de qualité, l’organisation, la réalisation et le suivi d’événements, ainsi que la sauvegarde d’autres intérêts légitimes (article 6 alinéa 1 lettre f RGPD) ;
• Le traitement est prescrit ou autorisé par la loi en raison de notre mandat ou de notre statut selon le droit de l’EEE ou d’un Etat membre (article 6 alinéa 1 RGPD) ;
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde d’intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne (article 6 alinéa 1 lettre d RGPD) ;
• Le traitement a été explicitement consenti (article 6 alinéa 1 lettre a et article 9 alinéa 2 lettre a RGPD) ;

En cas de désaccord sur notre politique de protection des données ou afin de faire valoir vos droits, nous vous invitons à vous adresser à notre responsable de la protection des données, Maître François-Vincent Pradervand, fv.pradervand@brodt.ch. Si vous vous trouvez dans l’EEE, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance de la protection des données de votre pays.

12. Modifications

La présente déclaration de protection des données n’établit aucun lien contractuel et nous pouvons donc l’adapter à tout moment. La version en vigueur publiée sur notre site www.brodt.ch est celle qui fait foi.

Neuchâtel, le 31 janvier 2024